11 éléments à planifier pour un retour réussi d’absence prolongée

Posté le 04/04/2016

Que votre employé se soit absenté pour un congé parental ou pour un congé de maladie, le retour d’une absence prolongée peut être un moment stressant pour celui-ci.

 

Nous accueillons nos nouveaux employés avec un plan d’intégration bien établi. Ne négligez pas l’impact de cet accueil bien planifié pour vos collaborateurs qui se sont absenté plusieurs mois. Certains employés dont on a négligé la réintégration pourront faire preuve d’amertume et se sentir bien peu importants aux yeux de leur employeur.

 

Quoi faire pour aider votre employé à se réapproprier son rôle efficacement et pour assurer un retour harmonieux ? Voici 11 éléments à considérer :

 

1.      L’espace physique 

Son espace de travail est-il prêt à être utilisé ou a-t-il servi d’espace d’entreposage ? Si un autre utilisateur occupe désormais l’espace, prévoyez les déménagements requis ou le nouvel espace de travail à l’avance.

 

2.     Les biens personnels 

Certains employés auront laissé différents biens personnels au bureau : livres de référence, notes de travail, etc. Peut-être auront-ils été rangés dans des boîtes entre temps ? Assurez-vous que ces effets seront disponibles et que l’employé n’aura pas à trouver par lui-même ou sont passés tous ses biens. Commencer sa première journée de travail dans le fond d’une salle d’archives à fouiller dans des boîtes n’est probablement pas l’image que l’employé avait de son retour au travail…

 

3.     Le soutien informatique 

Après plusieurs mois d’absence, il y a fort à parier que les codes de sécurité de l’employé seront désuets. Prévoyez les mesures nécessaires pour fournir à l’employé dès son arrivée les codes qui lui permettront d’accéder à son ordinateur, son téléphone, ses courriels ainsi que toutes les autres plateformes requises.

 

4.     Les politiques et procédures 

Faites un survol des principales communications ayant eu lieu pendant l’absence de votre employé. Il sera important de lui fournir les nouvelles politiques ou façons de faire qui ont été mises en vigueur depuis son départ. Une telle précaution est nécessaire pour éviter certaines conséquences relatives à une mauvaise application des fonctionnements actuels. Sans parler du malaise que risque de vivre l’employé suite à une erreur bien involontaire qu’il pourrait commettre.

 

5.     Les formations obligatoires

Compte tenu de son absence, votre employé a peut-être dépassé les délais requis pour la complétion de certaines formations obligatoires. Si votre employé est membre d’un ordre professionnel exigeant une formation continue, vérifiez également les conséquences de son absence sur les crédits à cumuler et la détention de son titre.

 

6.     La première journée

Contactez l’employé quelques jours à l’avance pour confirmer avec lui son retour au travail. Convenez d’une heure d’arrivée (qui pourrait être différente que son horaire habituel) qui vous permettra d’accueillir ce dernier. Si vous n’êtes pas disponible, prévoyez qu’une autre personne pourra accueillir l’employé et informez le principal intéressé.

 

7.     Les collègues et l’organigramme

Il peut se passer bien des mouvements de personnel sur une période d’un an : nouveaux venus, promotions, départs, remplacements temporaires, etc. Si tel est le cas, prévoyez présenter un organigramme à jour de l’entreprise. Lorsque plusieurs venus se sont ajoutés à votre équipe, faites les présentations.

 

8.     Les clients et fournisseurs

Selon son poste, il sera nécessaire d’informer vos clients et fournisseurs du retour de votre employé. Ayez sous la main les communications nécessaires.

 

9.     La rencontre avec le gestionnaire

Dès son arrivée, une rencontre en profondeur s’impose entre l’employé et son gestionnaire. Discutez du retour au travail, des changements qui ont pu avoir lieu dans l’équipe ou dans les façons de faire, des objectifs annuels qui seront attendus, etc. Cette rencontre est d’autant plus importante si l’employé ne relève pas de la même personne qu’à son départ ! Il vous sera possiblement nécessaire de prévoir plus qu’une rencontre pour ne pas noyer l’employé d’information. Établissez vos attentes.

 

10.   Les attentes

Un retour au travail après une longue période requière un certain temps de reprise en charge. Donnez un temps raisonnable à l’employé pour faire le tri de ses courriels, compléter les formations ou lectures requises et prendre connaissance des nouveautés.

Il pourrait être judicieux, selon la nature de l’absence, de prévoir avec l’employé une reprise progressive ou adaptée de ses responsabilités. Cela est particulièrement pertinent si l’employé a quitté pour cause d’épuisement professionnel.

 

 11.    Les rencontres de suivi

Convenez de quelques rencontres préétablies à l’agenda pour faire un état de progression et pour permettre à l’employé de poser ses questions. Cela évitera les interruptions ponctuelles pour chaque nouvelle information à obtenir. Dans les cas de retour de maladie, il sera également plus facile pour l’employé de parler de sa charge de travail s’il est convenu à l’avance d’en discuter. Certains n’oseront pas cogner spontanément à votre porte par crainte de mal paraître, s’enfonçant ainsi dans une situation où ils ne sont ni heureux, ni fonctionnels au travail.

 

Idéalement, mettez tout ce plan de retour au travail par écrit dans une liste à cocher. Votre employé comprendra que vous avez réellement pris le temps de planifier son arrivée et vous sera reconnaissant de l’aider à se réadapter à la réalité du travail.

 

Bon retour!

 

 

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